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Curso de Técnicas de Reuniones 2. La Planificación anterior a la reunión - Diferencia entre una reunión y un grupo de trabajo |
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 ReuniónInicialmente una reunión es un conjunto de personas congregadas durante un plazo corto de tiempo para alcanzar alguno de los objetivos comentados en las páginas anteriores, como son: ser informados, aportar su información, tomar decisiones, dar ideas, etc. Pero en su reunión, en muchas ocasiones los participantes provienen de departamentos distintos, de otra delegaciones, de otras empresas incluso, se reunen de manera ocasional (salvo cuando son reuniones periódicas del personal que compone una unidad, un consejo de administración,etc). Posteriormente al estudio de la situación planteada, los asistentes se separan y no vuelven a reunirse hasta la próxima convocatoria, es decir, sus actividades profesionales están interconexionadas constatemente. Grupo de trabajoPor otro lado, el grupo de trabajo se caracteriza por su permanente relación y por la preparación de sus miembros en la tarea que han de llevar a cabo. Sus encuentros se producen de forma repetida, dado que abordan actividades conjuntas durante un largo periodo de tiempo. Las relaciones establecidas son firmes y más profundas que una reunión de pocas horas, pues el grupo acumula experiencias vividas en el transcurso de su colaboración, supera obstáculos, vence roces y tensiones interpersonales, etc. Con el tiempo el grupo de trabajo se convierte en un colectivo con entidad propia, con costumbres y clima autónomo, llegando a constituir una unidad muy eficiente para solucionar los cometidos que se le asignen.  Las diferencias entre grupo de trabajo y agrupación convocada a una reunión de trabajo, son menos claras por la facilidad con que se desvirtua la misión de cada una de ellas. Muy a menudo se llama trabajar en grupo a las funciones acometidas durante una reunión celebrada para analizar un problema surgido y de la que necesariamente deben extraerse conclusiones decorosas.Sin embargo, la posibilidad de poner en marcha un equipo de trabajo adjudicándole el tiempo preciso para que se cree el ambiente adecuado y emplee paulatinamente las técnicas oportunas, no llega a producirse. En estos casos a medio camino entre reunión y grupo de trabajo, los asistentes no tiene ocasión de conocerse a fondo mermándose así las expectativas de comunicación fluida, basada en el conocimiento de la personalidad de los demás miembros. Podriamos decir entonces que los convocados deberian estar entrenados en la especial técnica de reuniones para trabajar en grupo. Y es que una reunión no debe su éxito sólo a la calidad profesional de un coordinador, sino también a la madurez de sus asistentes que generalmente desconocen las habilidades requeridas para hacer provechoso un acto de esta envergadura. |
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