Aunque suele haber objetivos fehacientes y objetivos subliminales a la hora de congregar a un número de personas, dentro de los primeros es posible reseñar los más importantes según el propósito manifiesto que se desee alcanzar.
No obstante puede suceder que el mismo encuentro se conjuguen varios estilos, en función de los planteamientos básicos y la propia marcha de los acontecimientos. Puede, por ejemplo, buscarse el propósito de informar al grupo, pero derivar hacia un análisis de situaciones, con la consiguiente toma de decisiones y diseño de estrategias.
A continuación se examinan los diferentes estilos de reuniones:
 Estilo Informativo: hacia el grupo
- Se caracteriza por una comunicación unidireccional en la que no hay respuesta verbal desde el auditorio, es decir, conclusiones o acuerdos. Los convocados desempeñan el papel de asistenes pero no de participantes, puesto que se limitan a escuchar el mensaje emitido por el director o animador empleando la sesión de ruegos y preguntas para ampliar información recibida.
- Su similitud con las conferencias y ponencias en congresos es muy elevada, así como con las juntas de accionistas, pudiendo intervenir en la animación indistintas personas internas y externas de la compañía.
- Al no existir respuesta verbal recíproca, el director se ve en la necesidad de desenvolverse con gran soltura en el manejo de los medios audiovisuales, junto con unas excelentes dotes de oratoria que promuevan una escucha activa en lugar de pasiva, entre los asistentes. De su enegético dinamismo personal dependerá su éxito entre los convocados, o su nivel de aburrimiento.
- La respuesta del mensaje en el grupo debe ser detectada observando su expresión corporal, es decir, sus gestos faciales y posturas adoptadas que denotarán el grado de atención hacia aquello que están escuchando.
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Estilo Informativo Recíproco: por los componentes del grupo
- Su propósito principal es obtener datos, opiniones, puntos de vista de los convocados, convertidos así en participantes activos. El director/animador se convierte en receptor de informaciones e interrogador constante, por lo que debe saber: a) Escuchar con interés, b) Hacer preguntas de distinta índole.
- En ocasiones este estilo se engloba dentro de otros dado que puede ser valioso conocer opiniones una vez se ha expuesto un problema, o una propuesta al grupo.
- También permite captar el clima o atmósfera predominante entre ellos, sus enfrentamientos y simpatías personales,sus actitudes espontáneas ante determinados planteamientos expuestos por el director. Por estos motivos, el director debe poseer una capacidad de análisis objetivo ante las respuestas recogidas, una actitud racional y positiva hacia los participantes, y sobre todo habilidad para desempeñar el papel de moderador o árbitro, manteniendo disciplina en el uso de la palabra por cada interrogado.
- Conviene recordar que para favorecer la actuación libre y sincera de los convocados, éstos han de conocer los objetivos de la reunión, los límites de la situación a comentar, y confiar en que no se va a manipular o tergiversar la información allí vertida.
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Estilo Intercambio de puntos de vista: con el grupo
- Aunque en cualquier estilo de reunión suelen prodigarse los intercambios de opiniones a lo largo de su duración, pueden celebrarse algunas especificamente para este fin obteniendo que los participantes se expresen en torno a un tema presentado. De este modo de actuar se logran tendencias generales, aspectos que se habian descuidado en un principio, y sobre todo el enriquecimiento que supone un gran número de personas pensando acerca de algo en concreto.
- Pueden celebrarse en la fase preliminar a una situación que va a suceder en breve. (Ej. antes de comercializar un producto, antes de una reforma o de cambio de oficinas, etc..) También se pueden convocar una vez ocurrido el hecho o implantada la decisión, (Ej. tras el cambio de horario laboral para reajustar el cómputo anual), y por último, existe una tercera posibilidad de reunirse al término del proyecto o campaña para evaluar los aciertos y errores que hubo a lo largo de su realización.
- El objetivo de moderar implica analizar la situación bajo otros criterios, de los participantes, enfrentando diferentes posturas de pensamiento y detectando actitudes hasta entonces inadvertidas. Es recomendable para el director convocar personalidades variopintas, que aporten disparidad de opiniones, contraste de pareceres y reflexiones sorprendentes.
- La posibilidad de que todos los asistentes al acto puedan expresarse libremente se hace obligatoria, y contribuirá de forma especial a crear un ambiente profuso en puntos de vista.
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Estilo Evaluativo de decisiones ya acordadas: con el grupo
- Una reunión para escoger una decisión apropiada,termina cuando se ha elegido una entre diferentes opciones. Frecuentemente lo más difícil no es decidir, sino implantar lo decidido en el seno de la organización.
- El objetivo de este estilo se orienta a saber si se cumplen los pasos del acuerdo, las dificultades surgidas, así como las reacciones provocadas en todos los sectores afectados. Supone, asimismo, analizar la situación en que se encuentran los acuerdos, afrontar los obstáculos que se presentan, resaltar lo que está favoreciendo, e incluso detectar para luego modicicar, las resistencias ocasionales.
- Existe el riesgo que se conviertan en plataformas para justificar por qué no se realizan los acuerdos,o brinden la ocasión para exponer las costosas dificultades que conlleva a ciertas personas.
- Los participantes convocados deberán ser quienes más vinculados se encuentran con la decisión tomada. Pero deben participar aquellos que tienen responsabilidad en los acuerdos analizados, que bien directa o indirectamente obstaculizan de alguna manera la realización de la decisión. Y será conveniente evitar la actitud justificativa de las personas que intentarán explicar el por qué no se aplicaron las acciones acordadas.
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Estilo Analítico sobre situaciones: con el grupo
- Dentro de esta clase de reuniones las más típicas presentan un matiz claramente de consulta a los asistentes, siendo el director/animador un receptor de ideas o quien puede tomar la decisión final. Este estilo puramente analítico no se presenta con frecuencia, pues entre los estilos aquí expuestos hay proximidad con las consultas, entremezclándose los términos y los objetivos en cada una de ellas.
- Cuando el deseo del director es preguntar a los participantes, se recogen opiniones que llegarán a entenderse como posibles soluciones, dentre las cuales él escogerá la más apropiada. El problema o situación analizada no puede afectar personalmente a los convocados habiendo sido llamados por su criterio neutral o su responsabilidad en el asunto.
- La metodología a adoptar en este estilo analítico exige el envio por anticipado, a los futuros participantes en la reunión, de la documentación y datos relativos al tema a tratar. Durante la convocatoria se debe seguir un proceso ordenado de análisis, según se expone:
- Citar las causas del problema y lo que se quiere solucionar
- Empezar un método que aporte soluciones posibles tales como: el ishikawa, el bombardeo de ideas o la parrilla de selección
- Evaluar las propuestas surgidas y seleccionar las más idóneas
Estilo tomador de decisiones: con el grupo
- Considerado como el más difícil. El moderador ha de poseer cualidades en el plano de la seguridad personal, de la autoconfianza, así como una gran fortaleza para imponer la disciplina ante la tendencia natural de cualquier grupo de discutir anárquicamente. A su vez, no debe imponer su opinión, manteniéndose en el papel de animador y árbitro, puesto que el poder de decisión está en los participantes. Como convocante, debe tomar en cuanta los siguientes aspectos:
- El grado de madurez mental del grupo ha de ser lo más elevado posible.
- La interacción de comunicación entre asistentes ha de verse favorecida durante todo el acto.
- El ambiente que rodea al grupo debe evitar actitudes negativas, pasivas,derrotistas u hostiles.
- La responsabilidad completa sobre las repercusiones de las decisiones o acuerdos que se alcancen
- En estas reuniones la decisión se alcanza en grupo, y el coordinador/director es uno más, con sus opiniones propias en igualdad de condiciones, residiendo la elección de su criterio en la validez de los argumentos expuestos
- El criterio de libertad de decisiones es fundamental para que la reunión tenga rentabilidad auténtica, de otro modo el resultado sería inútil y fustrante para quienes fueron convocados.
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Estilo generador de ideas: con el grupo
- Animar eficazmente una reunión de trabajo no es solo inducir a los participantes a escucharse entre sí, a exponer criterios mas o menos válidos o alcanzar un acuerdo trascendente. En un encuentro así, también se les puede inducir a modificar sus conductas rutinarias, al objeto de aprovechar al máximo su experiencia y cualidad personal.
- Al moderador, aparte de sus habilidades indispensables para coordinar grupos, se le pide un conocimento profundo de las técnicas de generar ideas y una aptitud bien desarrollada para desbloquear formas de pensar conversadoras, tradicionales, prejuiciadas,etc. Si estos valores se presentan, el éxito y la rentabilidad de la reunión están asegurados.
- Este matiz impulsor de la creatividad es aplicable a cualquier área laboral, necesitando de un ambiente abierto y propicio para la espontaneidad mental de los reunidos. La función del animador, junto con las citadas anteriormente, consiste en dar dinamismo al grupo extrayendo de él todo lo posible en la línea del pensamiento creativo y proponiendo alternativas que generen una corriente constante de aportaciones orientada hacia los objetivos trazados al inicio de la reunión.
- Así pues,las técnicas para explotar las ideas constituyen el eje central de ese estilo, por lo que su completa aplicación puede exigir un horario prolongado, en torno a una jornada laboral completa.
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Estilo formativo:entre el grupo
- La formación profesional en el seno de la organización puede tener dos enfoques. Uno, encontrado en contactos informales a diario,mediante los cuales se aprende poco a poco. Otro, referido a encuentros convocados periódicamente, con un presupuesto determinado, y con un costo significativo en el tiempo.
- Las reuniones de estilo formativo se encuadran en este segundo enfoque por la exigencia de contar con un número mínimo de asistentes especialmente convocados para ser formados en un tema determinado. La reunión formativa, diferente a los seminarios o cursos de entrenamiento, se apoya en la dinámica del grupo. Se trata de situar a los participantes en una situación tal que cada uno pueda aportar a los otros sus propios conocimientos e ir así progresando en conjunto. Así, los conocimientos pesan poco en comparación con las experiencias acumuladas.
- Las informaciones nuevas consisten en la disposición de contar con los medios necesarios para enriquecer los conocimientos relacionados con el tema (estudios de casos prácticos, videos interactivos, invitados de honor, medios didácticos,aparatos, ordenadores, etc.)
- Debe resaltarse el carisma del animador, principal impulsor del grupo y moderador de las exposiciones individuales de los asistentes, a fin de evitar monólogos aburridos, excesivamente largos o discusiones acaloradas alejadas del objetivo de la reunión.
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