Del cuadro anterior se desprende que las fases 4 y 5 corresponden al proceso presupuestario, las cuales se identifican con las dos etapas que lo integran:

• Se configura el marco de acción a partir del cual cada área de actividad tendrá que diseñar sus planes, programas y presupuestos.

• Las directrices son elaboradas por la Dirección General, en función de la planificación estratégica actualizada.

• La transmisión de objetivos y directrices se realizará a todos los niveles decisorios y operativos de la empresa.

• Cada responsable debe identificar los resultados que se alcanzarán en las actividades objeto de su responsabilidad, sin ningún tipo de acción extraordinaria específica y luego medir el resultado y consecuencia de dichas acciones.

• Deberán definirse los planes de acción específicos a llevar a cabo para alcanzar los objetivos marcados y programar en el tiempo las distintas acciones que configuren los planes.

• Los distintos planes se transformarán y consolidarán en presupuestos de ingresos y gastos.

• Será conveniente preparar planes alternativos frente a posibles variaciones en el comportamiento del entorno y de las variables que lo configuran.

• Los planes, programas y presupuestos tienen que ser aprobados por la cúpula ejecutiva de la empresa (Dirección General o Comité Directivo).

• Es importante que exista un adecuado nivel de reto en los objetivos marcados a cada directivo y área de actividad, evitando caer en inercias del funcionamiento pasado, y estimulando la búsqueda de mejoras en la gestión.

• En el proceso de negociación se producirán fases iterativas donde habrá de comprobarse que los distintos planes y programas están bien coordinados y, si es necesario, se introducirán las correcciones necesarias para lograr un adecuado equilibrio entre las distintas áreas.

• En esta fase jugará un importante papel el Director de Presupuestos o el Controller, que confeccionará el borrador de la cuenta de resultados, del balance provisional y del estado de financiación, así como de los documentos necesarios para el seguimiento de las actividades y resultados de cada responsable en función de su presupuesto.

• De esta forma, la Dirección tendrá una primera visión de conjunto del efecto económico de los planes previstos.

• Con la aprobación por la Dirección General o Comité Directivo, las previsiones realizadas por los distintos responsables, negociadas y coordinadas, pasarán a ser los objetivos formales a corto plazo de la empresa, quedando establecidos los resultados a alcanzar en cada una de las actividades de ésta.

• A través de este método inductivo y participativo, se habrá llegado a establecer unos niveles razonables de volumen de negocio, rentabilidad, endeudamiento, retribución a los accionistas, etc.

• Una vez aprobado el presupuesto en fecha oportuna, corresponderá al sistema de control de gestión vigilar la evolución de cada uno de sus variables y proceder a compararlas con las previsiones.

• Este seguimiento permitirá corregir las situaciones desfavorables y elaborar nuevas previsiones si las iniciales resultarán inalcanzables.

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