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El presupuesto anual es una de las herramientas más utilizadas por las empresas para planificar su futuro. Como ya se ha indicado anteriormente, no consiste solo en pronosticar el comportamiento de un conjunto de variables de forma pasiva, sino que supone tomar un conjunto de decisiones con el objetivo de actuar sobre los resultados, mediante la realización de unos precisos planes de acción.
Puede definirse, pues, como la expresión, en términos monetarios, de los planes de acción que la empresa tiene previsto llevar a cabo a lo largo de su ejercicio económico.
Existen dos circunstancias que resultan determinantes para implantar un presupuesto:
Su coherencia: Cada presupuesto parcial no es más que una unidad autónoma que debe estar de forma perfecta integrada en el presupuesto general del que depende. Esto implica una buena coordinación en su elaboración, y la correcta y fluida circulación de informaciones. Su correlación: Se parte de previsiones globales, descendiendo hasta los niveles más operativos, para ir ascendiendo luego, por agregación, hasta el presupuesto global definitivo.
Los objetivos que cualquier organización persigue al establecer un presupuesto, pueden sintetizarse como sigue:
Como instrumento de planificación, formula planes detallados para la ejecución, en el año presupuestado, del plan estratégico de la empresa. Debe permitir que se detecten los posibles problemas e incoherencias entre objetivos y planes de acción en las distintas unidades de la organización. Por lo tanto, es un medio para coordinar e integrar el comportamiento futuro de las áreas de responsabilidad. Es un vehículo de comunicación de los objetivos de la alta dirección a las divisiones y departamentos operativos, tanto a nivel descendente como ascendente y horizontal, y a lo largo de todo el proceso de elaboración del presupuesto, estableciendo un continuo flujo de información. Establece unos mecanismos de control de la gestión de los responsables de la empresa y proporciona unos estándares de referencia para medir los resultados obtenidos. Establece unos resortes de motivación para que los comportamientos de los distintos responsables de la organización se integren y converjan con los intereses de la empresa.
Los directivos se sienten "responsables" de sus objetivos y planes de acción, y no meros "ejecutores". Las acciones a desarrollar van dirigidas al cumplimiento de unos objetivos formalizados y coordinados por toda la organización.
Establece unos mecanismos de evaluación del personal directivo en base al grado de cumplimentación de los objetivos que, generalmente, se traducen en compensaciones. Propicia la formación y desarrollo del personal, ya que la propia dinámica del proceso presupuestario hace que cada directivo tenga que participar en la definición de sus objetivos, desarrollando así todas sus capacidades (aprendizaje de la gestión directiva).
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