Cada vez que una persona necesite comunicar algo, una de sus primeras decisiones será la de seleccionar el sistema de comunicación mejor y más eficaz.

Comunicación en un solo sentido y bidireccional

A menudo se divide la comunicación en comunicación en un solo sentido y bidireccional ( o en doble sentido). Aunque, generalmente, se considera, que la comunicación bidireccional es "mejor", no siempre es así.

Comunicación en un solo sentido: en la comunicación en un solo sentido no existe oportunidad de retroinformación; al menos inmediatamente. Se incluyen en esta situación: conferencias, reuniones donde el comunicador se dirige a su audiencia y comunicaciones escritas. Se suele considerar que la comunicación en un sentido es el método de comunicación menos satisfactorio, aunque presenta ciertas ventajas que han permitido que continúe utilizándose.

Desventajas

Caben errores, al no haber un feed-back inmediato

Menor confianza de entender el mensaje

Mayores frustaciones entre el emisor y el receptor

Ventajas

Menor tiempo que las comunicaciones bidireccionales

Halo de eficiencia, aunque sólo sea cierto a primera vista.

Seguridad para el comunicador al evitarle posibles situaciones de incomodidad

Comunicación bidireccional: en este caso se permite una retroinformación constante. El ejemplo más puro es quizá, la conversación entre dos personas, cara a cara, en la que ambos pueden participar tanto como lo deseen.

Ventajas

Precisión en el entendimiento por ambas partes

Confianza en que el mensaje ha sido comprendido

Menor frustación al poder aclarar dudas con el consumidor

Desventajas

Tiempo, ya que los receptores interrupirán con sus preguntas y discusiones

Falta de control, provocada por las distracciones y confusiones

Inseguridad del comunicador, para contestar correctamente a las preguntas formuladas

El problema de dividir la comunicación en dos únicas categorías para establecer su respectiva eficacia es que estas categorías aparecen entremezcladas en muchas ocasiones.

Oficina electrónica

La idea de la oficina electrónica se basa en la idea de la comunicación electrónica. Lo que haya que comunicar será, poco más o menos, lo mismo que siempre; será la técnica de transmisión y recepción de los mensajes lo que cambiará.

Una forma de ver cómo va actuar la oficina electrónica es fijándose en la principal función que se lleva a cabo en cualquier oficina: manejar información.

Almacenaje, recuperación y proceso de la información: los equipos informáticos ofrecen una solución electrónica a tales problemas, al poder almacenar grandes cantidades de información en un pequeño espacio.

Escritura de cartas y memorandos (correo electrónico): las oficinas generan mensajes que han de plasmarse por escrito y que deben enviarse a otros lugares dentro o fuera de la empresa. La solución a estos problemas la proporcionan aparatos como el telex, el teletexto o bureaufax.

Transmisión de facsímiles y bureaufax: las comunicaciones con dibujos, o diagramas o documentos se envían a través de estos medios proporcionando al receptor una copia idéntica al documento transmitido.

Teleprensa: proporciona una gran cantidad de noticias útiles y de información para la oficina

Diálogos con la gente (teleconferencias): este sistema permite que grupos de personas que se hallan en diferentes partes del país o del mundo se vean y hablen, entre ellas, como en una reunión más, pero evitando los inconvenientes en tiempo y dinero de una serie de viajes.

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